Les documents indispensables à la mise en location d’un bien immobilier

La mise en location d’un bien immobilier implique une stricte conformité aux exigences légales et administratives, essentielles pour sécuriser la relation locative et prévenir tout litige. Les professionnels en gestion locative jouent ici un rôle indispensable : leur expertise garantit la bonne collecte et l’authenticité des documents, dont l’absence peut engendrer de lourdes sanctions.

Les documents liés au logement

La mise en location d’un bien immobilier implique l’existence d’un certain nombre de documents :

• Titre de propriété ou justificatif du droit de mise en location, nécessaire pour prouver la légitimité du bailleur face au locataire et à l’administration.
• Déclaration de mise en location : dans la plupart des grandes communes et zones tendues en 2025, la déclaration via le formulaire Cerfa n°15651*01 est désormais obligatoire, assortie des pièces justificatives principales : bail signé, pièce d’identité du bailleur, diagnostic de performance énergétique, attestation de surface habitable, justificatif de propriété, état de l’installation électrique et, pour les bâtiments anciens, constat de risque d’exposition au plomb.
• Règlement de copropriété et état descriptif de division, à communiquer lorsque le bien est en copropriété.
• Dossier de diagnostics techniques (DDT) mis à jour, obligatoirement annexé au contrat :
  • Diagnostic de performance énergétique (DPE), dont le seuil est renforcé pour lutter contre les passoires thermiques ;
  • Constat de risque d’exposition au plomb (CREP) pour les biens antérieurs à 1949 ;
  • État d’amiante, état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz selon les cas ;
  • État des risques et pollutions (ERP), régulièrement remis à jour ;
  • Indications de la surface habitable (loi Boutin pour location vide, loi Carrez en copropriété).

Les documents relatifs au bail et aux annexes

D’autres documents, relatifs au bail, sont requis :

• Contrat de location conforme : bail écrit et signé, respectant les modèles et mentions imposées par la loi du 6 juillet 1989 (logement vide), ou les règles spécifiques applicables aux meublés, baux mobilité, etc. Depuis janvier 2025, le bail doit obligatoirement comporter l’identifiant fiscal du logement, accessible dans l’espace “biens immobiliers” sur le site impots.gouv.fr.

• Annexes obligatoires au bail :
  • Notice d’information réglementaire sur les droits et obligations des parties ;
  • Copie du règlement de copropriété (extrait) si applicable ;
  • Grille de vétusté (si mentionnée) ;
  • Convention Anah (si logement conventionné) ;
  • Liste des équipements d’accès aux technologies de l’information ;
  • Permis de louer ou récépissé de déclaration en mairie, si applicable dans la commune.

• État des lieux d’entrée contradictoire et signé ;
• Attestation d’assurance multirisque habitation remise par le locataire au moment de l’entrée, à renouveler chaque année ;
• Dépôt de garantie, reçu et justifié.

Les documents concernant le locataire

Dans le cadre de la location, le locataire est amené à fournir un certains nombre de pièces et documents :

• Dossier du locataire : pièces autorisées exclusivement (décret 2015-1437, rappel et actualisation 2025) :
  • Pièce d’identité en cours de validité : carte d’identité, passeport, titre de séjour, permis de conduire ;
  • Justificatif de domicile : trois dernières quittances de loyer, attestation de domicile, dernier avis de taxe foncière, etc. ;
  • Justificatif de situation professionnelle : contrat de travail, attestation employeur, extrait K-bis ou inscription INSEE, certificat de scolarité, cartes professionnelles selon le statut ;
  • Justificatifs de ressources : bulletins de salaire, avis d’imposition, justificatif de versement d’allocations ou pensions ;
• Pour le garant, mêmes justificatifs d’identité, de domicile, de situation professionnelle et de ressources, accompagnés de l’acte de cautionnement écrit et signé.

Aucun autre document ne peut être demandé au locataire et son garant au regard de la loi.

Le rôle clé de l’intermédiaire

Les intermédiaires, qu’il s’agisse d’agences immobilières, administrateurs de biens, ou de plateformes digitales, sont garants de la sécurité juridique et de la conformité documentaire.

Voici leurs principales missions :

• Accompagnement pour constituer un dossier complet, déposer la déclaration de mise en location et commander les diagnostics ;
• Vérification systématique de la validité, de la chronologie et de la concordance des pièces ;
• Centralisation et archivage numérique sécurisé : l’objectif est de simplifier les contrôles, éviter les pertes de documents et permettre une mise à jour proactive en cas de renouvellement de diagnostics ;
• Information continue auprès des propriétaires sur l’évolution des règles, le calendrier des diagnostics, l’obligation de déclaration ou d’autorisation préalable (« permis de louer » dans les communes concernées) ;
• Limitation des risques de nullité du bail, d’amende administrative ou de litige grâce à une sécurisation en amont.

Sanctions et risques en cas de manquements

La non-présentation ou l’irrégularité de ces documents expose le bailleur (et son mandataire professionnel) à de multiples risques :

• Sanctions administratives : amendes (jusqu’à plusieurs milliers d’euros pour absence de diagnostics, 5e classe pour non-respect du permis de louer ou de la déclaration en mairie), refus d’enregistrement du bail ;
• Sanctions civiles : nullité partielle du bail, diminution du loyer, contestation du dépôt de garantie, difficulté de recouvrement ;
• Risques de litiges locatifs et de mise en cause de la responsabilité du professionnel.

En résumé : check-list des documents à ne pas oublier

• Titre de propriété et identité du bailleur
• Déclaration de mise en location ou « permis de louer » (si applicable)
• Diagnostics techniques (DPE, CREP, amiante, gaz, électricité, ERP…)
• Surface habitable (mesurage)
• Bail signé, état des lieux, notice d’information, annexes obligatoires
• Attestation d’assurance du locataire
• Dossier du candidat locataire (pièces réglementaires)
• Acte de cautionnement, le cas échéant
• Convention Anah, extrait de règlement de copropriété (si applicables)
• Centralisation documentaire par l’intermédiaire, rôle de conseil

Pour garantir une location conforme, s’appuyer sur un professionnel ou un service de gestion locative digitalisé représente un gage de sérieux et de sérénité pour l’ensemble des parties !